書類の整理

ちなみに書類系の断捨離はとっても頭をつかうので、断捨離の後半にした方がいいって言われてます!

ただ「書類の整理ができてなくてムダな時間がかかってる」って人は緊急性があるから書類の整理からはじめてもいいかも!

家庭の書類の保管期間でもう悩まない!3つの期間の違いを知って簡単整理 | 機密書類 廃棄/処理/溶解は創業85年、漏洩事故0|デルエフ

タップできる目次

書類整理のポイント

  • お金になる紙
  • 使う目的がある紙

ポイントは紙自体が必要なのか、紙に書いてある情報が必要なのか

すぐに捨てる書類

すぐに捨てる書類
  • チラシ・DM・カタログ

チラシ・DM・カタログ

チラシやDMはすぐに捨てます。

我が家では、無印のファイルボックスにふたをつけてを不要なチラシやDM入れにしています。

【無印良品 公式】 ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・A4用・ホワイトグレー

チラシはスマホのアプリを入れておけばOK。

不要なチラシやDMを増やさないために、郵便受けにはチラシお断りのステッカーを貼るのがおすすめ。

カタログは記載されている電話番号にかけて、郵送の停止をします。

今後不要なカタログが届かなくなるので、少し面倒ですが頑張りました。

チラシやDMの個人情報部分は自動シュレッダーがおすすめ。

確認して捨てる

  • 封を開けて1枚ずつ中身を読む
  • 締め切りがあるものを予定表に各
  • 紙も情報も不要なら捨てる・紙は不要で情報が必要ならデータ化する・紙自体が必要なら残す

レシート

レシートをスキャンするとお金になるアプリがあるので、レシートはサクッとスキャンして、すぐに捨てます。

クレカやスマホ決済を利用しているので、別途情報を入力する必要はありません。

確定申告で医療費のセルフメディケーションの申請をする人は、医療費に関するレシートはとっておきます。

データ化して捨てる

データ化には抵抗があるかもしれません。

でも、データが流出する恐れよりも、自分が手帳を落とす危険性の方が高い可能性も。

  • 紙の情報を撮影して画像としてクラウド保存
  • 紙のメモの代わりにテキストメモで保存
  • 紙で確認していた情報をWebやアプリで確認
  • 家の外でもチェックできる
  • 壊れない・厳重にデータが管理されている
  • 災害でも消失する可能性は低い

持ち物リスト

学校のおたより

スマホの写真で取ってスキャンしてデータ化しておくのがおすすめ。

冷蔵庫に貼っておきたい場合は、#冷蔵庫ピタッとファイルがおすすめ。

ごちゃごちゃを隠してスッキリ見せることができます。

銀行

通帳

今使っている通帳は通帳ケースにまとめています。

古い通帳を保管しておきたい場合は以下の通り。

・ローンを組むためにお金の流れをみるために1年分
・確定申告で通帳を領収書代わりにしている場合は5年分
・通帳を家計簿代わりにしている場合1~2年分

参考:【いつまで残す?】古い通帳の保存期間と処分方法 | PRECIOUS DAYS

銀行によっては、紙の通帳だと手数料等がかかるところもあります。

また、ネット銀行はコンビニATM手数料が一定回数無料のところも。

上手に取り入れていくのがおすすめです。

銀行のワンタイムパスワード

重要な書類なので保管しておきます。

銀行の利用規約

Webでも見れるので、処分できます。

約款は変更があるものなので、必要な時はWebで確認するのがベター。

でも、自分で契約しているものだから、書面で残しておきたいので、手元に残しています。

時間があるときにスキャンしておきたいところ。

サービスの使い方・マニュアル

変更になっている可能性もあり、必要なときはネットで検索すればOKなので処分。

他のサービスの案内

不要なので処分。

クレジットカード

クレジットカードが貼ってあった台紙

クレジットカードの台紙には、カード番号やカード名称、利用上限額、発行年月日が記載されています。

私は契約内容は、書面で保管したいと考えているので、保管しています。

WEBの情報はいつでも書き換え可能なので、念のため。

クレジットカードの約款

銀行の約款と同様に基本は不要。

私は残しておきたい派なので、今のところ保管。

時間があるときにスキャンしたい。

利用明細

振り返る人は半年分くらい残して。

振り返らない方は内容を確認したら処分でOK。

不要なので処分。

保険

保険証書

自分の加入している保険を把握するためにも必須。保管。

生命保険の控除証明書

年末調整に必須なので保管。

見積書・パンフレット

加入検討時にもらった見積書やパンフレットは処分。

必要になったときにまたもらうから。

お知らせ

お知らせは内容を確認したら基本は処分。

気になるならスキャンしてデータで保存。

他のサービスの案内

不要なので処分。

年金

年金追納

学生納付特例で猶予されていた年金を追納したときの証明書は念のため保管しています。

参考:国民年金の追納ってしたほうが得?それとも損? | 不動産投資Times

年金定期便

年金定期便は内容を確認したら処分。

参考:通知書の見方を調べる|日本年金機構

参考:【図版・用語解説あり】ねんきん定期便の見方ガイド。毎月いくらもらえるのかなど最低限チェックすべき項目を解説 – マネコミ!〜お金のギモンを解決する情報コミュニティ〜

奨学金

奨学金番号記載のカード

保管。

奨学金変換の手引き

変換の手引きは以下のサイトからPDF版を入手できたので、紙の手引きは捨てました。

参考:返還のてびき | JASSO

リレー口座の申込書

記録としてスキャンして処分。

返済履歴

内容を確認してスキャンして処分。返済履歴はWebでも確認できます。

死亡した場合の免除の手続き

参考:死亡又は精神若しくは身体の障害による返還免除 | JASSO

病院・医療

お薬手帳・診察手帳

お薬手帳は診察券と一緒に、マルチケースに保管。

お薬手帳もアプリがあるので、入れておくと便利。

お薬手帳を忘れても大丈夫なうえに、病院で処方箋をもらったらその場で処方箋を薬局に送って予約ができるので、薬局での待ち時間も削減できます。

ただし、持病のある方は、災害時などのもしものときのために、医療機関の人が確認しやすいように、紙のお薬手帳と併用するのがおすすめだそうです。薬剤師の方に教えてもらいました。

薬の使い方

今飲んでいる薬の説明書があればOK。

医療費のお知らせ・健康保険医療費給付金支給証明書

医療費のお知らせは、確定申告で医療費の申請をする必要がある人は保管しておきます。

健康診断の結果

保険加入時に過去3年分の健康状態の確認があったりするので、最低3年分の保管がおすすめ。

持病がある場合は残しておきます。

給与

給与明細

内容を確認したら処分してOK。

でも、給与明細は収入の証明や源泉徴収票の代わりに使えたりするので、最低2年間は保管がおすすめ。

私はスキャンして捨てました。

参考:給与明細はいつまで保管する必要がある?給与明細の保管方法

給与所得に係る市民税・県民税 特別徴収税額の決定・変更通知書

内容を確認して問題がなければ処分してもOK。

確定拠出年金

口座情報

重要なので保管。

確定拠出年金の説明資料

読んで、スキャンして処分。

年賀状

来年の住所用に1年分だけ残す。

残しておきたい場合は、スキャンしてデータ化がおすすめ。

資格試験

技能を紙で証明することで、ローン審査が通りやすくなるケースがあるとのこと。

最終学歴の卒業証書

最終学歴の卒業証書は保管。

賞状・証明書

資格関係の証明書は保管。

受験票

なんでとっておいたんだろう…捨てます。

更新手続きのはがき

更新が終わったら処分。

運転のテキスト

テキストを見て復習することはないので処分。

確定申告

各位申告関係の書類は念のため10年間保管。

教育

古い資格試験のテキスト

古い資格試験のテキストは処分。

教科書

教科書は前年度分を残す。

おたより

おたよりは内容を確認して、提出する必要があるなら保管。

情報だけ必要ならスキャンして処分。

学校や塾のプリント

リングファイルで保存。

思い出

写真

若いころの一番いい写真は人生の後半で宝物になる。

スキャンサービスがおすすめ。

お子さんの手紙・作品

どんどん増えるお子さんの作品やお手紙は、収納の枠を決めてその収納に入る分だけ、と決めるのがおすすめ。

工作系は写真に撮って、データ化がおすすめ。

アルバムにしたら

冷蔵庫に書類を貼りたい

おもちゃなどの箱

だけ残しておく。

卒業証書

のために取っておくといいかも。

でも、いい思い出がないなら、捨ててしまうのも選択肢の一つ。

スキャンしてデータ化してくれるサービスもあります。

また買えばいい。

スマホのデータ

自動バックアップサービス。

書類管理で人生が変わる

  • 目で見えるものを管理できるようになると、目に見えないものも管理できるようになる
  • 書類の管理=お金の管理
  • 枠を意識できるようになるとお金が貯まる
  • とりあえずが消えるとお金の使い方がうまくなる
  • フットワークが軽くなりお金が貯まる体質に
  • 物とお金の管理ができるようになると自信がつく
  • 何歳でも人は変われる
  • 人生を自分軸でコントロールできるようになる
  • 健康でやりたいことができる時間はどれくらいあるか
  • お金の管理をしなきゃ・片づけしなきゃ…ともやもやをずっと抱えているより、まずは一歩踏み出すことが大事

書類を探す時間は平均1日20分

  • PayPay
  • 楽天Pay
  • iPhoneメモ
  • Googleキープ
  • エバーノート
  • Webクリップ

紙で保管する書類

財産に関する重要な情報

財産の保有状況や銀行のパスワードなど。

  • パスポート
  • 印鑑登録証明書
  • マイナンバーカード
  • クレジットカード
  • 通帳

保険証書

緊急連絡先

以外と準備を忘れがちなのが、緊急連絡先。

  • 保険証
  • 診察券
  • 予防接種の紙
  • 自治体から届く健康診断の申込書
  • 提出物(申込書・願書・月謝袋など)
  • 台風等緊急連絡先
  • 年末調整に必要な書類(生命保険料控除証明書・住宅借入金等特別控除申告書など)
  • 年金手帳
  • 確定申告に必要な書類(源泉徴収票・ふるさと納税の紙・医療費の領収書など)
  • 保険証書

住宅関係

  • 重要事項説明書
  • 不動産売買契約書
  • 登記済み権利書
  • 1年保証書・長期保証書
  • 宝石やブランド品の鑑定書
  • 付属グッズ
  • Googleキープ
  • エバーノート
  • OneDrive
  • マネーフォワードME
  • ポイントカード
  • Stocard
  • インターネットバンキング
  • トリセツ
  • EPARKお薬手帳
  • ねんきんネット
  • 年賀状
  • Notability
  • Eight

書類の分類

書類は重要度にあわせて4種類に分類します。

  1. 絶対に残しておく書類
  2. 一定期間残しておく書類
  3. 必要なら残しておく書類
  4. 捨てていい書類

① 絶対に残しておく書類

証明書、契約書、帳簿など。具体的には、不動産、銀行関係、保険証券、年金証書などの書類。

ジャンル別にファイルに保管しておきます。

銀行口座、クレジットカード

約款は保管。繰り越し済みの通帳は家計やローンの管理のために直近1年分の金銭の流れが記載してある場合は保管しておく。

確定申告をしている人は念のために10年保管。

通帳の廃棄方法を解説! 残しておいたほうがよい通帳の特徴は?

健康診断の結果

健康診断の結果の保管期間は5年間といわれているそう。

でも、自身の健康管理の観点から、できるだけ長期間保管が望ましいそう。

https://www.mhlw.go.jp/content/10904750/000515407.pdf

② 一定期間残しておく書類

・公共料金(水道、ガス、電気)の領収書、水道…5年、ガス、電気…2年

・クレジットカードの明細書、通信販売の利用明細書…2年

・給与明細…2年

・医療費の領収書…5年

・家電の取扱書…家電を手放すときに一緒に手放す

・学校、塾関連の書類(通信簿、お知らせ、プリント類)

水道料金の領収書

地方自治体の水道局に異議申し立てを行うときに必要。

ガス、電気の請求書

民間の会社に支払うガスや電気、通信販売の領収書は2年間を目安に保管。

法律的に売掛金の消滅時効が2年のため。

クレジットカード、通信販売の利用明細書

民間会社のモノなので2年間保管。

ただし、クレジットカードで分割払いやリボ払いを利用している場合は、金額や支払い回数にまちがいがないかの確認のために5年ほど保管するのがおすすめ。

医療費の領収書

医療費は一定額以上かかると、確定申告で医療費控除が受けられます。

医療費控除の申告期間は5年のため、5年間の保管が目安。このとき、病院で発行される領収書は原本が必要なのでご注意。

給与明細

給与・残業代の未払いは2年前までさかのぼって請求が可能なため。

給与明細をすぐに捨てていませんか? 保管期限と保管方法について | DAiKO+PLUS(プラス)

③ 必要に応じて残しておく書類

  • 家電の取り扱い説明書

トリセツっていう無料アプリもあります

トリセツ

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TRYGLE Co.,Ltd.無料

④ 捨てていい書類

  • ダイレクトメール
  • 古いパンフレット
  • キャッシュカードの明細
  • スーパーのレシート

DMが届かないように設定変更しとくのも○

書類整理の流れ

  1. 家じゅうの書類を1か所に集める
  2. 保管する重要度の高いモノからわける
  3. 保管期間がすぎた書類を処分する
  4. 残った書類をファイリング
  5. -置き場所を決める

書類の見直し

書類は定期的に見直す必要があります。

  • 毎日… DMやチラシは捨てる
  • 週1 … 財布の中のレシート
  • 月1 … クレカ明細書、領収書をファイリング
  • 年1 … ファイリングを見直して保管期限外を処分

また毎日届く郵便物をそのつど分類して保管するのは、ズボラな私には難しいので、書類の仮置き場所をつくりました。

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