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ビジネスメールの基本的な使い方とミスをしないための工夫|テンプレート コピペOK

ブログの基本的な使い方についてまとめてみました。

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To、Cc、Bccの違いと使い方、使い分けって?

To あて先…メールのメインの相手、返信してほしい相手
Cc 関係者…返信してほしいわけではないが、メールのやり取りの内容を把握してほしい相手
Bcc セミナー参加者など、お互いに面識のない多数の人に一斉送信するときに、メール受信者同士にアドレスが知れないように非表示にするときに使用する。

メールを送付して、相手の会社の方が複数Ccとして含まれている場合には、原則そのまま返信します。

相手がなんらかの意図をもってCcに入れている(決裁権のある上司や進捗報告をする先輩等)ので、勝手に消すのは、相手の方からするととても面倒な行為になるので、気をつけてください。

また、Bccで送らなければならない時には絶対にToやCcにしてはいけません。メールを受信した人すべてに他の受信者のアドレスがわかってしまいます。

個人情報の流出となり、大きな問題に発展する場合もあるので注意してください。

また、別の会社に同姓同名の方がいる場合にも要注意。

特に機密情報を送る際には、最新の注意を払う必要があります。

コラム:署名の最後に「~」を入れるのは有効なのか?

会社によっては、メールの文末に署名と一緒に上記のような記載をするのが慣習になっている場合もあります。

この記載ですが、法的な拘束力はありません。すべては、間違ったメールを受け取った受信者の良心にゆだねられることになります。

自分が間違って送ってしまったというミスにも関わらず、なんだか高飛車な文面だなーって思ったりします。




メールの宛先を間違えないようにする工夫

メールのミスでもかなりマズイのはあて先間違えです。

別の会社の営業さんに見積書を送ってしまった。

という場合、大事な取引情報が別の会社に漏れてしまうわけです。

メールでのあて先を間違えないために、連絡先には苗字に会社名を、名前に苗字を登録しています。

と同時に、単語登録に会社名+名前で登録をしておきます。




メールの件名:件名は具体的に

文章はスパムメールと勘違いされて、自動で迷惑メールに割り振られてしまうことがあるので、避けます。

メールの内容が単純に内容を把握してほしいだけでなく、【返信依頼】【査閲依頼】など、メールに対してなんらかのアクションを取ってほしい場合には、件名に入れておくと、しっかりと対応してもらえる率がグーンと上がります。

忙しい人や役職が上がれば上がるほど、一日に受け取るメールの量は膨大になります。そのため、メールは斜め読みされがちで、内容を見落とされることもあります。

「メールは完結に要点は明確に目立つように」を心がけて作成する必要があります。

メール送付前に確認すること

メールでミスをしないために、メール送付前に確認すべきことをまとめました。

 

メールで間違いやすいミス

  • あて先に間違いはないか。
  • 会社名・名前に誤字はないか。
  • 添付ファイルは忘れていないか。



まとめ:メールはビジネスで重要なツール

メールはビジネスでも大きなウェイトを占める重要なビジネスツールです。

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