業務マニュアル作成の重要性と作成方法

職種に関係なく、業務効率をアップさせたいなら作成すべきなのが、業務マニュアル。

日々の決まった業務をマニュアル化することで、業務効率の向上ができるだけでなく、業務の可視化ができることで業務改善にも役に立ちます。

この記事では

業務マニュアルを作成するべき理由・メリット

業務マニュアルを作成するメリットはいくつかあります。

業務効率の向上

業務マニュアルを作成することで、記憶等に頼らずに業務を進めることができるため、効率よく業務が進むとともに、ヌケ・モレなく業務を遂行できるようになります。

特に自分用マニュアルは業務効率アップに有効！

詳しくは以下の記事で解説しています。

業務改善

業務マニュアルの作成により、業務を可視化することができます。

可視化した業務を客観的に見ることで、ムリ・ムダ・ムラが明らかになり、このムリ・ムダ・ムラを改善することが可能です。

引継ぎや人材育成の効率化

業務マニュアルを使用して引継ぎや人材育成を行うことで、スムーズに知識やスキルを教えることができるため、引継ぎや人材育成の効率化につながります。

業務の標準化や仕組みの明確化

業務マニュアル作成により個人に依存していた業務が見える化されることで、業務のやり方を統一したり標準化することができます。

RPAやDXの前準備

業務マニュアルにより見える化・統一化された業務はRPAやDXに移行しやすいです。

マニュアルの種類

配付用マニュアル

社内に配布する業務マニュアルです。

社内で決まったフォーマットがある場合は、そのフォーマットに準拠します。

自分用マニュアル

経費申請や棚卸等の事務処理や業務の流れなどの業務作業の自分用マニュアルを作成すると、業務効率のアップにつながります。

頻度の高い業務だけマニュアルを作成すればOK！と思われるかもしれませんが、頻度の低い業務もマニュアル作成しておくのがおすすめ。

滅多に行わない作業は、実際に取り掛かろうとすると、やり方を忘れていることも。

思い出しながら業務を行うと、効率も悪く、ミスも発生しやすくなります。

マニュアルがあれば、思い出す手間も省け、マニュアルを見ながら進めればいいので効率もよく、ミスも発生しにくくなります。

業務マニュアルの作成ツール

業務マニュアルの作成ツールには、MicrosoftのWordやExcel、専用ツールがあります。

個人的な業務マニュアルにおすすめなのはWord。

社内で配布する業務マニュアルで、社内でExcelのマニュアル文化がある場合はExcelで作成すると、スムーズに進みます。

Word

業務マニュアルの作成におすすめなのはWord。

もともと文書作成用に作られているため、Wordでのマニュアル作成は効率がいいです。

Wordは目次や見出しの作成が簡単で、目次から読みたい部分に飛べる、見やすいマニュアルになります。

Excel

表計算機能が必要なマニュアルにはExcelがおすすめ。

社内で配布するマニュアルで、Excelでマニュアル作成する文化がある会社の場合は、Excelを採用する方がスムーズです。

PowerPoint

セミナー等で操作方法を説明する必要がある場合は、マニュアルはPowerPointで作成します。

専用ツール

業務マニュアル向けの専用ツールもあります。

業務マニュアル作成で押さえておくべきポイント

業務マニュアルを作成する際に、押さえておくべきポイントがいくつかあります。

テーマを明確にする

なぜマニュアルを作成するのか？マニュアルのテーマを明確にします。

マニュアルのテーマを明確にすることで、マニュアルの目的がクリアになるため、適切なマニュアルを作成できます。

使用する読者・配布先を設定する

誰がマニュアルを使用するのか？マニュアルを使用する読者・配布先を設定します。

新入社員なdの初心者が読者の場合は、専門用語には解説をつけるといった工夫をして、想定読者が読みやすいようにします。

マニュアルの型式を決定する

どのようなマニュアルを作成するか？

マニュアルにも手順書・引き継ぎ書、チェックリスト、フローチャート、FAQ&Q&Aといくつか種類があります。

マニュアルの要点の明確にする

マニュアルで伝えたいことは何か？マニュアルの要点を明確にします。

フォーマットを統一する

同一のマニュアルはフォーマットを統一します。

フォーマットを統一することで、どの情報がどの辺にどんな風に書かれているか推測できるので、使い勝手のいいマニュアルになります。

階層構造にする

マニュアルは内容を例えば＠手順を1.2.3.…」等の階層構造にします。

階層構造にすることで読みやすく、またスポット的に必要な内容を探しやすいマニュアルになります。

用語を統一する

マニュアルに使用する用語は統一します。

また専門的だったり、社内で用いられている用語は、注釈や解説を記載しておきます。

検索できるようにする

マニュアルにはわからないときにスポットで情報が確認できるように、検索できるようにしておきます。

WordやExcel、PDFなら検索できる書類を作成できます。

図やイラストを使用する

マニュアルには文字だけでなく、図/イラスト/写真/画面キャプチャーなどを用いて、直感的にわかりやすく作成します。

完璧は目指さない

マニュアルは最初から100%の完成度にはなりません。

ある程度作成したら、実際に運用しながら修正し、使い勝手を高めていきます。

非定型業務もマニュアル化する

業務プロセルを分解し、意思決定・判断のコツやルールを見える化します。

非定型業務に含まれる定型業務を切り出して、マニュアルを作成することで、クリエイティブな業務もマニュアル化で効率アップすることができます。

業務業務マニュアル作成の流れ・フロー

フローの各段階において、部署や職種ごとに必要な情報を把握し、明確に整理することが、マニュアルの質を高めるために必要です。

また、レビューや最終確認を怠らず、正確な情報を提供できるよう心がける必要があります。

目的や対象読者を明確にする

マニュアルの目的を明確にし、読者が必要とする情報を把握します。

対象読者を明確にすることで、適切な言葉や表現ができるようになります。

マニュアルの範囲を定める

マニュアルで取り扱う範囲を定めることで、冗長な情報を排除し、必要な情報を網羅的にまとめることができます。

業務の棚卸をする

マニュアルの作成の前に業務の棚卸をします。

業務の棚卸をすることで、業務フローを把握することができます。

マニュアルの構成を決定する

マニュアルの構成を決定します。

マニュアルの構成を決定することで、章立てや項目を整理し、読みやすいマニュアルを作成することができます。

部署や職種ごとに必要な情報を整理し、マニュアルの章立てを決定する。

マニュアルを執筆する

目的、対象読者、範囲、構成に基づいて、具体的な内容を記載していきます。

見出しや段落をつけ、見やすいレイアウトにします。

目次、索引、図表、注釈などの情報も追加していきます。

レビューを行う

マニュアルを一度書いた後、第三者にレビューしてもらい、不備を修正します。

内容や文体、表現、規則性などをチェックするとともに、部署や職種ごとの情報が漏れていないか、不足していないかを確認してもらいます。

最終確認をする

マニュアルの最終確認を行い、誤字・脱字や不適切な表現がないか確認します。

ファイル形式の確認、保存先もあわせて確認します。

配布・公開する

完成したマニュアルを配布・公開します。

運用しながら修正する

実際に運用しながら、不具合やより良い表現や方法が見つかったら、適宜修正していきます。

業務マニュアル作成のコツ

テンプレートを作成する

業務マニュアルはテンプレートを作成して運用します。

マニュアルをテンプレート化することで、どの情報がどの辺にどんな風に書かれているか推測できるので、読みやすいマニュアルになります。

ファイルやフォルダ名にはルールを決める

ファイルやフォルダ名はルールを設定して統一します。

図/イラスト/写真/画面キャプチャーを使用する

マニュアルは文章だけでなく、図/イラスト/写真/画面キャプチャーを用いて、直感的でわかりやすくします。

箇条書きを使用する

マニュアルを読みやすくするためにも、可能なところは箇条書きで論点のみを簡潔に記載します。

注意点やミスをしやすいところにはコメントを残す

業務フローの中で、注意点やミスをしやすい箇所にはコメントを残しておきます。

用語は統一する・表現を揃える

特に社内用語や専門用語は統一します。

用語を統一することで、理解しやすくまた検索しやすいマニュアルになります。

わかりやすい表現にする

マニュアルにはわかりやすい表現を用いるようにします。

業務マニュアル作成時に便利なMicrosoft Officeの機能

業務マニュアル作成時に便利なMicrosoft Officeの機能をご紹介します。

Wordの見出し

Wordの目次

Wordのスタイル機能

画面のスクリーンショット

Excelのシートへのリンク

Excelのシート名の一括取得

Excelのコメント機能

Excelのデータの入力規則

Excelセルの英数字入力固定

セルのロックとシートの保護

まとめ：業務マニュアルは業務効率アップに有効

業務効率をアップさせて、業務改善やDX・RPAにもつながる業務マニュアル。

業務マニュアルで効率的な組織を作っていきましょう。

既存のマニュアルに対応する

会社によっては、すでに既存のマニュアルやフォーマットが存在していることがあります。

具体的に作成するマニュアル一例

各装置のマニュアル作成

各依頼書作成やフローのマニュアル作成

発注申請等のマニュアル作成

文書配布のマニュアル作成

薬品の棚卸のマニュアル作成

固定資産の棚卸のマニュアル作成

「Excelの便利機能活用術」“壊れない”テンプレートにしよう！　入力できるセルを限定するには｜NECネクサソリューションズ https://www.nec-nexs.com/bizsupli/useful/excel/31.html