非プログラマーでもOK!業務の自動化

事務作業や測定手順マニュアル化と番号ぶり

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 事務作業や測定手順マニュアル化

ビジネスの業務効率の向上のために導入していることの一つとして、些細なことを含めてマニュアル化を行うことです。

業務に直接関係ない事務的な作業、例えば経費精算や出張申請など、仕事を進めていくうえで思ったより時間がかかるような作業があったりします。

特に昔ながらの企業だと、思いの外デジタル化が進んなかったりする会社もあります。

些細で簡単な作業でも、1ヶ月に1度の経費精算など「あれっ、どうだったっけ」と一瞬手が止まることもあります。

ちょっとした作業に、時間も思考も取られるのは、ちょっともったいないなと感じます。

そこで、本当にこんな簡単な小さなことと思うような作業でも、マニュアル化するようにしています。

そうすると、迷いもなく考える人もないため、時間もかかることがなく、よけいな思考をする必要もありません。

行うべきことが明確になるので、仕事に取り掛かる、精神的なハードルも下がります。

ポイント

些細なことでもルーティーンワークはマニュアル化する

 番号振り

また、 マニュアル化をする際に、必要に応じて番号振りも行っています。

例えばある事務処理をする際に、書類を3枚出す必要があるとすると、その各書類のマスターの名前に①~③と記載しておきます。

そうすることで、書類の名前をしっかり確認しなくても数字だけで書類を選ぶことができます。

これは、理系では実験装置にも応用ができます。

実験装置の作業手順に応じて数字を振っておけば、数字順に操作を行えばいいので、作業手順迷いやスイッチの場所を探すという時間が短くなります。

ポイント

行動には迷いが生じないように番号振りを行う

まとめ

単純作業こそ、より単純に、思考への負荷を減らすように取り組んでいけたらなと思います。

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