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【新入社員にやりがちなミス】効率的な業務資料の作成手順とは?



こんにちは、松坂 澪 (@matsuzakamio)です。本サイト(CHIMI-JYO)をご覧いただき、ありがとうございます。

「完成度の高い資料は美しい」…学生時代は完成度の高い課題を「期限内」に提出すれば高い評価が得られました。

もちろん、社会人でも完成度の高い資料の越したことはない!…はずなんですが。ビジネス特有の構造に起因した効率的な業務資料の作成手順とは?新入社員が陥りやすいワナとともに実体験からまとめました。

資料作成に時間を取られる

資料作成が業務の大半

the 大企業に勤めて思うことですが、資料作成の多いこと多いこと。資料の修正が多いこと多いこと。実験進まないよー

一日中、資料作成をしていることもあります。

経営幹部への説明資料?部長、あなたが作ってください…。平社員である私たちが資料作成に追われると、実験が進まなくて、新製品の検証進まないんですよ。実働部隊には実働をさせてー

1周して逆戻り:資料作成あるある

あるある中のあるあるは、上司に2回目に見せたときに

「ここはわかりにくい、修正だな」

・・・1回目に上司に見せた自分で作成した資料に差し替えると

「わかりやすくなった、やればできるじゃないか」

うん。私も1回目に修正の指示受けたとき、逆にわかりにくくない?と思ったよ。

時間は有限です。時間泥棒。ほんとダメ絶対。

上司が良いと思う資料=良い資料

当たり前の手順かもしれませんが、社内も社外も資料でプレゼンをするお客様がいるので。そのお客様が良いと思えば、どんなダメ資料でも良い資料なわけで。

新入社員時代は「う~ん、それはどうなのか」と尖っていた時期もありましたが*1、最近は”必要とされているものを作る”を最優先事項にすることにしました。

提出先の上司が良いと思う資料=作成すべき資料



資料作成の基本

資料作成の手順

当たり前の進め方なのだけれども、資料(特にPowerPoint)の骨格を作成した段階で上司に確認を取り、ストーリーの方向性をすり合わせることが大事。

スライド作成の手順
  1. 主張の作成(1スライド1メッセージ)
  2. スライド全体のストーリー作成 ← ここで上司に確認できればbest
  3. 各スライドのグラフや表作成

*1 以前は、理系なのだから理論的に客観的な数値データに基づいたことをしないのはおかしい!と尖っていた時期もありました。

でも、そう思うのであればより一層、その客観性を伝わるように相手に示し、納得していく必要があります。だからこそ、わかりやすい資料作成の能力を高めていきたいと思う今日この頃です。

資料は60~70%の完成で確認&提出

新入社員でありがちな資料作成時の失敗は「資料を100%作成しきってから上司に提出する」です。

上記にも示しましたが「自分の思う100%の資料=求められている資料」とは限りません。

それどころか、上司の指示通りに資料を修正したにもかかわらず、再度修正を指示されることもあります。

この資料修正の時間は時間が取られる割に、生産性は全くありません

対策は、資料は60~70%の完成度で提出する、です。

「この程度の資料か」と思われるのが不安かもしれません。(私はこのタイプでした)

でも、60~70%の完成度であれば、100%のものを完成するよりも早く資料作成を終えることができ、その分は提出できることになります。

「速く提出する」実はこれが信頼度の上昇に大きくつながります。この信頼度の上昇の方が100%の資料(実際は100%と評価されることはまずない)を提出するよりも、メリットが大きいのが実情です。

それに、上司の方は、どんなに良い資料でも修正を指示する場合もあります。(修正の指示をすることが教育であり、上司の仕事なのかもしれません)

提出した資料が100%と評価されることはまずないため「資料提出は修正も込み」を考える方が、仕事のスケジュールを立てやすいです。

資料は60~70%で提出。速いことも重視。修正はデフォルト。



まとめ

資料作成の基本でした。

知っている人にはとても当たり前のことですが、業務の根本が大きく変わる仕事の進め方であり、実践するとビジネス効率もアップし、上司の評価も上がりやすい、とても有効な方法だと思います。

「今の仕事・今の自分、このままでいいのかな?」と思ったときに

自分に合った仕事を見つける方法

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  • 今の仕事が本当に自分に合っているのかな?
  • 給与が上がらないまま、年齢を重ねて大丈夫だろうか…
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1度転職に失敗したけれども、最終的に転職して良かったと思っています。

今の仕事に違和感を感じていたら、少し立ち止まってみてください。

今置かれている環境があなたにとって適正とは限りません。

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頑張らない「ながら転職」のすすめ

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カテゴリー:ブラック企業から転職
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